POLÍTICA DE GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERESES
Objetivo:
Establecer un marco normativo para identificar, prevenir y gestionar situaciones en las que los intereses personales, financieros o familiares puedan interferir o parecer que interfieren con las decisiones comerciales de la empresa, asegurando la imparcialidad y la integridad en todas las operaciones y relaciones comerciales.
La Política de Gestión de Conflictos de Interés busca proteger la integridad, imparcialidad y transparencia de la empresa. Todos los empleados y partes interesadas están comprometidos a actuar siempre en el mejor interés de la organización, evitando cualquier acción que pueda comprometer la confianza y la reputación de la empresa
1. Alcance
Esta política se aplica a:
• Todos los empleados, directivos y ejecutivos de la organización.
• Miembros del Comité de Ética y del Consejo de Administración.
• Contratistas, proveedores, consultores y socios comerciales que interactúan con la empresa.
2. Definición de Conflicto de Interés
Un conflicto de intereses se presenta cuando una persona tiene intereses personales, familiares, financieros o de otra índole que podrían:
2.1 Influir indebidamente en sus decisiones o acciones en el ejercicio de sus funciones.
2.2 Generar la percepción de que su juicio profesional está comprometido.
2.3 Beneficiarse personalmente a costa de los intereses de la empresa.
Ejemplos de Conflictos de Interés
• Aceptar regalos, favores o beneficios de clientes o proveedores que puedan influir en decisiones comerciales.
• Acordar con clientes memores precios o dadivas para obtener toda clase de beneficio personal en forma directa o para terceros.
• Acordar con proveedores mayores precios o dadivas para obtener toda clase de beneficio personal en forma directa o para terceros.
• Utilizar información confidencial de la empresa para beneficio personal o de terceros.
3. Identificación y Declaración de Conflictos de Interés
3.1. Obligación de Declarar
Todos los empleados, directivos y terceros relevantes están obligados a identificar y declarar de manera oportuna cualquier situación que pueda representar un conflicto de interés real, potencial o percibido.
3.2. Procedimiento de Declaración
3.2.1 Formulario de Declaración de Conflicto de Interés:
o Todos los empleados deberán completar un formulario inicial al ingresar a la empresa y actualizarlo anualmente o cuando surja una situación nueva.
3.2.2 Entrega:
o El formulario debe ser entregado al área de Recursos Humanos o al Comité de Ética para su análisis y registro.
3.2.3 Declaraciones adicionales:
o Cualquier cambio en la situación del empleado que pueda generar un conflicto debe ser reportado inmediatamente.
4. Gestión de Conflictos de Interés
4.1. Evaluación del conflicto
El Comité de Ética, junto con el área de Recursos Humanos o el supervisor directo, evaluará:
• La naturaleza del conflicto.
• Su impacto en la empresa o en la función del empleado.
• Las posibles acciones para mitigar el conflicto.
4.2. Resolución del Conflicto
Las posibles medidas que puede tomar el Comité de Ética incluyen:
4.2.1 Recusación:
o El empleado será el apartado de la toma de decisiones o actividades relacionadas con el conflicto.
4.2.2 Reasignación:
o Asignación de responsabilidades a otro empleado para evitar conflictos.
4.2.3 Divulgación Transparente:
o Informar al equipo afectado o a la alta dirección sobre el conflicto, asegurando que las decisiones sean supervisadas.
4.2.4 Renuncia al Interés:
o Solicitar al empleado que renuncie a intereses personales que afecten sus funciones.
5. Prevención de Conflictos de Interés
5.1 Capacitación regular:
o Los empleados participarán en programas de formación anual sobre ética empresarial y gestión de conflictos de intereses.
5.2 Política de Regalos y Beneficios:
o No se permite aceptar regalos, comisiones o favores que puedan influir en decisiones comerciales, salvo pequeños obsequios que sean de uso común y estén alineados con las normas de la empresa.
5.3 Revisión periódica:
o Todos los empleados deberán revisar y actualizar su declaración de conflicto de interés al menos una vez al año.
5.4 Canales de comunicación:
o La empresa dispondrá de canales confidenciales para que los empleados puedan reportar conflictos de interés no declarados o percibidos.
6. Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de esta política será considerado una infracción grave y puede resultar en:
6.1 Sanciones disciplinarias, incluyendo la suspensión o terminación del contrato laboral.
6.2 Acciones legales si el conflicto resulta en daño financiero o reputacional para la empresa.
6.3 Notificación a las autoridades en caso de violaciones legales o éticas graves.
7. Revisión y Actualización de la Política
Esta política será revisada anualmente por el Comité de Ética para garantizar su alineación con las mejores prácticas internacionales y las normativas legales vigentes. Los cambios serán comunicados a todos los empleados y terceros relevantes de manera apropiada.
8. Aceptación
Todos los empleados, directivos y partes interesadas deberán firmar un documento de aceptación de esta política al inicio de su relación con la empresa y tras cada actualización significativa.