POLÍTICA DE SELECCIÓN Y FORMACIÓN DEL COMITÉ DE ÉTICA
Objetivo
Esta política tiene como propósito definir el proceso de selección, composición y formación del Comité de Ética, encargado de supervisar la implementación del programa de integridad, evaluar denuncias relacionadas con conductas inapropiadas y proporcionar asesoramiento sobre dilemas éticos.
El Comité de Ética será un órgano independiente que actuará como garantía de la transparencia, imparcialidad y compromiso ético de la organización.
1. Funciones del Comité de Ética
1.1 Supervisar el cumplimiento del programa de integridad:
o Asegurar que las políticas y procedimientos que forman parte del programa de integridad, sean implementados de manera efectiva.
o Realizar revisiones periódicas del Código de Ética y recomendar mejoras.
1.2 Evaluar denuncias:
o Analizar y decidir sobre si debe iniciarse una investigación, en los casos reportados a través de los canales de denuncia.
o Garantizar un manejo imparcial, confidencial y justo de las investigaciones.
1.3 Proporcionar asesoramiento ético:
o Resolver dilemas éticos presentados por empleados o directivos.
o Actuar como una instancia de consulta para cuestiones relacionadas con la ética empresarial.
1.4 Promover la cultura ética:
o Participar en actividades de sensibilización y capacitación en ética dentro de la organización.
o Fomentar la comunicación abierta y la confianza en los canales de denuncia.
2. Composición del Comité de Ética
El Comité de Ética estará integrado por miembros un abogado, un representante de la dirección y trabajadores de la compañía, para garantizar una representación equilibrada y multidisciplinaria.
2.1 Número de miembros
• El comité estará compuesto por 3 miembros titulares , con al menos 1 suplente para asegurar la continuidad en las actividades.
2.2 Perfil de los miembros
2.2.1 Diversidad funcional:
o Representantes de áreas clave.
o Incluye un ascesor externo, con experiencia en ética y cumplimiento, para garantizar la imparcialidad.
2.2.2 Requisitos Generales:
o Conocimiento de las políticas internas, el Código de Ética y las normativas legales aplicables.
o Capacidad para analizar problemas éticos de manera objetiva y con criterio profesional.
o Compromiso con la confidencialidad y la imparcialidad.
2.2.3 Competencias específicas:
o Habilidades de liderazgo y toma de decisiones.
o Integridad personal y profesional.
o Capacidad para manejar conflictos y mantener una comunicación efectiva.
o Formación en ética empresarial (preferentemente con certificaciones en áreas de cumplimiento).
2.3 Duración de la carga
• Los miembros serán designados por un período de 2 años , con posibilidad de renovación por periodos adicionales.
3. Selección de los Miembros del Comité de Ética
3.1 Convocatoria:
o Se publicará una convocatoria interna dirigida a empleados que cumplan con el perfil requerido.
o Recursos Humanos será responsable de difundir la convocatoria.
3.2 Proceso de selección:
o Evaluación inicial:
– Análisis de los antecedentes profesionales y experiencia relevante.
– Revisión del historial ético y desempeño dentro de la empresa.
o Entrevistas:
– Entrevistas personales o grupales para evaluar competencias y motivaciones.
o Aprobación Final:
– El comité directivo aprobará la designación de los candidatos seleccionados.
3.3 Designación:
o Los miembros seleccionados recibirán una carta formal que especifique sus responsabilidades y expectativas durante el período de servicio.
3.4 Implementación Transitoria 2025 -2026:
o Tomando en cuenta que la compañía cuanta con menos de 15 trabajadores y mientras esta condición se mantenga, el comité de ética estará integrado por un abogado, la jefatura de ventas y un gerente, como reemplazo será la jefatura de administración venta.
4. Funcionamiento del Comité de Ética
4.1 Reuniones:
o El comité se reunirá de forma ordinaria cada trimestre y de manera extraordinaria cuando sea necesario.
o Las reuniones serán convocadas con al menos 5 días de antelación, excepto en casos de urgencia.
4.2 Toma de decisiones:
o Las decisiones serán tomadas por mayoría simple.
o En caso de empate, el presidente del comité tendrá voto de calidad.
4.3 Confidencialidad:
o Los miembros firmarán un acuerdo de confidencialidad al inicio de su período.
o La divulgación no autorizada de información será motivo de remoción inmediata.
4.4 Informes:
o El comité elaborará un informe anual sobre las actividades realizadas, incluyendo estadísticas de denuncias y recomendaciones para fortalecer el programa de integridad.
5. Monitoreo y Evaluación del Comité de Ética
5.1 Indicadores de Desempeño:
o Número de denuncias recibidas, investigadas y resultados.
o Tiempo promedio de resolución de casos.
o Satisfacción de los empleados con el manejo de las denuncias.
5.2 Revisión periódica:
o Una auditoría interna evaluará la efectividad del comité cada año.
o Los resultados serán compartidos con la alta dirección para los ajustes necesarios.
6. Difusión de la Política
• La política de selección y formación del Comité de Ética será publicada en la intranet corporativa y distribuida a través de circulares internas.
• Se organizarán sesiones informativas para explicar el papel del comité y su importancia dentro de la organización.
Conclusión:
El establecimiento del Comité de Ética representa el compromiso de la empresa con los más altos estándares de integridad y responsabilidad. Su diseño multidisciplinario, acompañado de una formación sólida y procesos claros, garantizará su efectividad como pilar fundamental del programa de integridad.