POLÍTICA DE DENUNCIAS Y CANALES DE DENUNCIA
Objetivo
Esta política tiene como propósito establecer mecanismos claros, seguros y confidenciales para que los empleados, proveedores, clientes y otras partes interesadas puedan reportar conductas inapropiadas, sospechas de corrupción o cualquier incumplimiento de las normas internas o legales.
Con esta política, la empresa busca fomentar una cultura de integridad y responsabilidad, ofreciendo canales accesibles y garantizando la protección de quienes reportan de buena fe.
1. Alcance
Esta política es aplicable a:
• Todos los empleados, en cualquier nivel jerárquico.
• Contratistas, proveedores y socios comerciales.
• Clientes y otras partes interesadas relacionadas con la empresa.
Se aplica para reportar situaciones como:
• Corrupción, sobornos o malversación de recursos.
• Conductas discriminatorias o acoso laboral y sexual.
• Violaciones al Código de Ética.
• Uso indebido de los activos de la empresa.
• Cualquier otra conducta contraria a las políticas internas o normativas legales.
2. Principios fundamentales
2.1 Confidencialidad: Toda la información recibida será tratada con estricta confidencialidad. La identidad del denunciante será protegida, salvo cuando sea indispensable revelarla por exigencia legal.
2.2 Accesibilidad: Los canales estarán disponibles para todas las personas vinculadas a la empresa, en cualquier momento y a través de múltiples herramientas.
2.3 Protección contra represalias: Queda prohibido cualquier acto de represalia o intimidación contra quienes realicen denuncias de buena fe.
2.4 Análisis imparcial: Todas las denuncias serán investigadas de manera objetiva, justa y con independencia, garantizando un trato equitativo para todas las partes involucradas.
2.5 Transparencia: La empresa informará al denunciante sobre el estado del proceso de investigación, siempre dentro de los límites legales y de confidencialidad.
2.6 Responsabilidad: Los usuarios de los canales deben actuar de buena fe y proporcionar información precisa y fundamentada.
3. Canales de Denuncia Disponibles
3.1 Correo Electrónico Específico
• Dirección: canaldedenuncia@intelprint.cl
• Características:
o Canal exclusivo para el reporte de conductas inapropiadas.
o El denunciante debe proporcionar información detallada, como:
– Descripción del incidente.
– Fecha, hora y lugar de los hechos.
– Identidad de los involucrados (si es conocida).
– Evidencias disponibles (documentos, correos, fotografías, etc.).
o Respuesta inicial por parte de la empresa en un plazo de 48 a 72 horas.
3.2 Plataforma Anónima en Línea
• URL: https://intelprint.cl/formulario-de-denuncia/
• Características:
o Acceso seguro.
o Posibilidad de realizar denuncias anónimas o con datos de contacto.
o Interfaz amigable para la descripción del incidente y la carga de documentos de soporte.
o Sistema de seguimiento mediante un código único asignado al denunciante para monitorear el avance de su reporte.
4. Procedimiento para el Manejo de Denuncias
4.1 Recepción de la Denuncia:
o El denunciante puede utilizar cualquiera de los canales establecidos para reportar.
o El informe debe incluir suficientes detalles para facilitar la evaluación preliminar del caso.
4.2 Confirmación de recepción:
o Se notificará al denunciante (cuando sea posible) la recepción de su reporte, asignándole un número de caso o código de seguimiento.
4.3 Evaluación Preliminar:
o Un equipo especializado revisará la información inicial para determinar si se requiere una investigación formal.
4.4 Investigación:
o Se designará a una persona imparcial y especializada, denominada investigador, para realizar la investigación, garantizando la confidencialidad y el respeto de los derechos de las partes.
o EL investigador recopilará evidencias, se entrevistará a las partes involucradas y se elaborará un informe con las conclusiones de la investigación.
4.5 Resolución y Comunicación:
o Se tomarán las medidas correctivas o disciplinarias necesarias, según corresponda.
o Cuando sea posible y sin comprometer la confidencialidad, se informará al denunciante sobre el resultado del proceso.
4.6 Cierre del caso:
o La denuncia será archivada en un sistema seguro y se incluirá en los informes internos sobre ética y cumplimiento.
5. Garantías para el Denunciante
• Anonimato: El denunciante tiene derecho a permanecer anónimo si lo desea.
• Confidencialidad Absoluta: La información será accesible únicamente para las personas involucradas en la investigación.
• Protección contra Represalias: Cualquier represalia que se tome producto de una denuncia realizada a través del Canal será considerada una falta grave, sancionada según las políticas internas.
6. Monitoreo y Mejora de los Canales
• Revisión Periódica: Los canales serán evaluados cada anualmente para garantizar su efectividad.
• Auditorías Internas: Se realizarán auditorías periódicas para verificar el cumplimiento del manejo de denuncias.
• Capacitación: Los empleados serán capacitados anualmente en el uso de los canales de denuncia y la importancia de reportar conductas inapropiadas.
7. Difusión de la Política
• Esta política será comunicada a todos los empleados mediante reuniones, circulares y publicaciones en la intranet corporativa.
• Se incluirán carteles informativos con los detalles de los canales de denuncia en todas las instalaciones.
Conclusión:
La implementación de esta política refleja el compromiso de la empresa con la ética, la transparencia y el cumplimiento normativo. Los canales de denuncia son herramientas esenciales para identificar y corregir irregularidades, protegiendo la integridad de la organización y de sus colaboradores.